6 conseils pour une communication efficace par e-mail

L'e-mail est l’un des principaux canaux de communication en entreprise, tant en interne qu’avec l’extérieur. Mais malgré sa praticité et sa popularité, cet outil pose parfois des problèmes. En effet, les formulations et les erreurs d’interprétation peuvent provoquer des tensions, de la confusion ou d'autres conséquences négatives. Dès lors, il devient essentiel de rédiger des e-mails efficaces. Des messages qui seront correctement reçus et compris par leurs destinataires. Voici quelques stratégies que vous pouvez appliquer pour une utilisation claire, efficace et fructueuse des e-mails.

1. Limitez votre usage du courrier électronique

Le volume considérable d'e-mails que les gens reçoivent est l'une des plus grandes sources de stress au travail. On parle d’une moyenne de 74 mails chaque jour, soit 10 par heure de travail. C’est énorme.

Considérant cela, avant de rédiger un e-mail, demandez-vous : « Est-ce vraiment nécessaire ? ».

Peut-être pourriez-vous utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée pour transmettre votre message ou discuter de façon plus directe. Ces canaux sont d’ailleurs plus pertinents pour traiter les questions nécessitant un échange de points de vue.

Astuce : identifiez les canaux qui conviennent le mieux aux différents types de messages. Cela vous aidera à faire de meilleurs choix de communication.

Par ailleurs, le mail n'est pas aussi sûr que vous le pensez. Pensez au risque de transfert de message en oubliant de supprimer l'historique de la conversation… Évitez donc de partager des informations sensibles ou personnelles dans un mail, et n'écrivez aucune information que vous souhaiteriez rester secrète.

Enfin, dans la mesure du possible, annoncez les mauvaises nouvelles en personne. Vous communiquerez ainsi avec empathie, compassion et compréhension. Et surtout, vous éviterez la mauvaise interprétation potentielle d’un message écrit.

2. Rédigez soigneusement l'objet

Le titre d'un journal a deux fonctions : attirer votre attention et résumer l'article. C’est sur cette base que vous décidez de le lire ou non. L'objet de votre mail remplit les mêmes fonctions.

Une ligne d'objet vide sera probablement ignorée ou rejetée comme spam. Alors rédigez toujours quelques mots bien choisis pour indiquer au destinataire l'objet de votre message.

Pour un mail qui nécessite une réponse, vous pouvez même inclure un appel à l'action. Exemples : « Veuillez répondre avant le 07/11 » ou, plus simplement, « ACTION » en début d’objet.

Un objet bien rédigé délivre les informations les plus importantes, sans même que le destinataire ait à ouvrir l'e-mail. Il s'agit d’un titre qui rappelle votre message chaque fois que le destinataire consulte sa boîte de réception.

Exemple : « Objet : Réunion » manque de précision et n’aura pas l’effet escompté sur le destinataire. Préférez alors « Objet : Réunion sur le projet ICON – Jeudi 28 juillet 2022 à 11 h ». Toutes les informations sont présentes, et l’objet se suffit à lui-même.

3. Soyez clair et bref

Ensuite, chaque e-mail doit être clair et concis, avec des phrases courtes et directes. Il faut que le corps du message soit direct et informatif, en donnant toutes les informations pertinentes.

En outre, si vous devez communiquer avec quelqu'un sur plusieurs sujets différents, écrivez un mail distinct pour chacun. Cela rend votre message plus clair, tout en permettant à votre correspondant de répondre à un seul sujet à la fois.

Cependant, il est important de trouver un équilibre. Il ne s’agit pas de bombarder votre collègue d'e-mails. Dans ce cas, il peut alors être judicieux de combiner plusieurs points connexes dans un seul message. Veillez donc à le structurer avec des paragraphes numérotés ou des puces. Regrouper les informations en petites unités bien organisées les rendra plus digestes pour le destinataire.

De même, si vous avez des documents variés à transmettre, vous pouvez regrouper ceux du même thème dans un seul e-mail. Et lorsqu’une pièce jointe est trop volumineuse, il est possible de réduire sa taille. Notamment, nous vous suggérons d’utiliser un outil en ligne pour compresser votre fichier PDF en quelques clics. De cette façon, vous aurez la possibilité d’envoyer plus de pièces jointes et limiterez l’utilisation du serveur de mails.

Enfin, faites en sorte que votre destinataire sache immédiatement ce que vous voulez. Si vous attendez une action, une information ou autre de sa part, dites-le clairement.

4. Restez poli

Les gens pensent souvent que les mails sont moins formels que les lettres traditionnelles. C’est vrai. Mais chaque message que vous envoyez reflète votre propre professionnalisme, vos valeurs et votre souci du détail. De ce fait, un certain niveau de formalité est donc nécessaire.

À moins que vous ne soyez très proche du destinataire, évitez le langage informel, l'argot, le jargon et les abréviations inappropriées. Les émoticônes peuvent aider à clarifier votre intention, mais il est préférable de ne les utiliser qu'avec des personnes que vous connaissez bien.

Enfin, terminez votre message par une formule de courtoisie : bien à vous, cordialement, belle journée, salutations, etc. Adaptez votre formule selon la situation.

5. Vérifiez le ton

Lors d’un échange en face à face, le langage corporel, le ton de la voix et les expressions du visage aident l’interlocuteur à évaluer nos émotions. Or, le mail nous prive de ces informations, ce qui peut conduire à des erreurs d’interprétation.

En l'absence de repères visuels et auditifs, le choix des mots, la longueur des phrases, la ponctuation et les majuscules peuvent facilement être mal interprétés. D’où l’importance de soigner votre rédaction, tant sur le fond que sur la forme.

Réfléchissez donc à la façon dont votre mail sera perçu d’un point de vue émotionnel. Si vos intentions ou vos émotions risquent d'être mal comprises, trouvez une façon moins ambiguë de formuler vos propos. En cas de doute, demandez l’avis d’un collègue.

6. Corrigez avant d’envoyer

Enfin, avant de cliquer sur « Envoyer », prenez le temps de relire votre message pour y déceler les fautes d'orthographe, de grammaire et de ponctuation. Vos mails impactent autant votre image professionnelle que votre tenue vestimentaire. Il est donc mal vu d'envoyer un message contenant des fautes.

Lors de votre relecture, faites également attention à la longueur de votre message. Les gens sont plus enclins à lire des mails courts et concis. Veillez donc à ce que le vôtre soit aussi bref que possible, sans exclure les informations nécessaires.