On fait de plus en plus de déplacements pour son travail, que ce soit pour des rendez-vous clients, une formation ou encore un voyage de presse… Les déplacements professionnels peuvent être réguliers et il est donc important de savoir ce qui peut passer en note de frais lors de ces changements de localisation.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Tout d’abord, il est important de comprendre ce qu’est une note de frais. Vous en avez déjà certainement entendu parler mais si vous lisez cet article c’est certainement que vous souhaitez en savoir plus sur le sujet.
La note de frais est un document qui regroupe tous les frais professionnels qu’un employé peut engager pour sa société. Elle a pour but de prouver à l’entreprise que le salarié a engagé des frais professionnels à son propre compte. Numérisé ou sous forme de papier, le document va permettre au salarié d’obtenir un remboursement des frais engagés dans l’intérêt de l’employeur.
La note de frais peut comprendre :
- Les frais de bouche, c’est-à-dire les dépenses réalisées pour les repas ;
- Les frais d’hébergement ;
- Les frais liés aux transports et aux déplacements…
Les notes de frais peuvent rapidement se transformer en casse-tête. Prise de note à la main pour certains, multiplication de fichiers Excel pour d’autres… Il peut être difficile de trouver un modèle note de frais qui permette d’avoir une organisation simple. C’est pourquoi il existe aujourd’hui des modèles prêts à l’emploi pour ses notes de frais multiples ou ponctuels avec la date, le type de dépense et les montants hors taxe, de la TVA et TTC.
Quels déplacements professionnels passer en note de frais ?
Concernant les déplacements professionnels, il existe des obligations légales qui vous aideront à connaître vos droits et savoir si oui ou non, vous pouvez passer un déplacement dans votre tableau de note de frais.
Par frais de déplacement, on entend les dépenses engagées par le salarié pour réaliser un déplacement professionnel. Ainsi, les déplacements concernent les trajets en transport suivants : frais kilométriques, prix des billets de transport en commun, taxis, avions… Vous n’avez donc pas besoin de faire un long déplacement pour demander à être remboursé. Selon l’URSSAF, pour que le déplacement professionnel puisse passer en note de frais il faut qu’il respecte les conditions suivantes :
- Utiliser votre véhicule personnel (dont vous ou un membre de votre foyer fiscal est propriétaire) ou un moyen de transport à des fins professionnels ;
- Les frais de déplacements sont calculés à partir du lieu de travail jusqu’au lieu où vous réalisez une mission à des fins professionnels ;
- Vous devez impérativement posséder un justificatif pour être remboursé et indiquer le nombre exact de kilomètres parcourus.
Vous l’aurez compris, les frais domicile-travail ne peuvent pas être considérés comme de frais de déplacement. Les frais de transport englobent donc les frais de carburant, de stationnement, d’utilisation des transports en commun (bus, train, location de vélos…).
Sachez qu’il existe un système d’indemnité forfaitaire kilométrique fixé par l’employeur : les barèmes sont calculés selon la puissance du véhicule (CV, modèle électrique…). A noter également que si vous faites du covoiturage avec un ou plusieurs collègues, un seul peut bénéficier de l’indemnité.