La rédaction d'une lettre de réclamation peut être difficile et chronophage. Elle doit respecter un formalisme et contenir certaines informations obligatoires. Quel doit être le contenu d'une lettre de réclamation ? Dans quelle situation la rédiger ? Comment structurer votre demande ?
Ce que vous devez inclure dans votre lettre de réclamation
Pour qu'elle soit valide, la lettre de réclamation doit contenir certaines informations. Voici les mentions que vous devez inclure dans votre courrier.
Les mentions obligatoires
La lettre de réclamation doit comporter des informations qui sont obligatoires. Il s'agit notamment :
- de la date de rédaction,
- de vos coordonnées complètes et celles du destinataire (adresse postale, identité, etc.),
- de l'objet de la lettre et du motif de sa rédaction.
En plus de ces informations, il est important de rédiger un résumé de la situation. De plus, vous devez préciser les actions auxquelles vous vous attendez (remboursement, remplacement, etc.). Enfin, il est obligatoire que vous signiez votre lettre.
Les mentions facultatives
En plus des informations obligatoires, votre lettre peut contenir des mentions facultatives. En fonction de la situation, vous pouvez par exemple citer des textes de loi. Il est aussi possible de mentionner un délai pour la réalisation des actions demandées. Vous pouvez également ajouter à la lettre des pièces justificatives, ces dernières donnent plus de poids à votre demande et attestent de la véracité des faits évoqués.
N'oubliez pas d'ajouter la formule de politesse au bas de la lettre.
Demandez de l'aide pour rédiger votre lettre de réclamation
Pour écrire une lettre de réclamation, il faut du temps et il est parfois nécessaire d'effectuer des recherches. Elle doit comporter toutes les mentions exigées. Pour éviter toute erreur ou déconvenue, il est possible de télécharger des modèles de lettres en ligne afin de vous en inspirer. Vous pouvez aussi en confier la rédaction à un écrivain public professionnel.
Cette dernière solution présente de nombreux avantages. D'une part, en faisant appel à un professionnel, vous bénéficiez d'un accompagnement personnalisé et adapté à vos besoins spécifiques. Vous pouvez ainsi obtenir une lettre de réclamation de qualité. D'autre part, vous gagnez du temps, car vous n'avez pas à la rédiger, temps que vous pouvez utiliser au profit d'autres activités importantes. Pour finir, le processus de réclamation est mis en place rapidement.
La rédaction d'une lettre de réclamation par un professionnel coûte en moyenne 50 euros.
Dans quelles situations écrire une lettre de réclamation ?
La lettre de réclamation peut être envoyée dans de nombreuses situations.
Pour contester une décision
Vous pouvez envoyer une lettre de réclamation dans le but de contester une décision. Il peut s'agir d'une décision qui vient de votre employeur, d'une administration publique ou d'un établissement bancaire par exemple. Vous devez mentionner de façon explicite les raisons de votre contestation.
Dans le cadre d'un litige
La lettre de réclamation peut également être envoyée dans le cadre d'un litige. Vous pouvez l'écrire pour vous plaindre suite à une prestation de service de mauvaise qualité par exemple. Vous pouvez aussi rédiger une lettre de réclamation pour dénoncer les clauses d'un contrat.
Pour obtenir un remboursement
Lorsque vous êtes insatisfait d'une prestation que vous avez payée ou si vous êtes victime d'une fraude bancaire, vous pouvez rédiger une lettre de réclamation. La demande du dédommagement peut être directement adressée à votre interlocuteur. Dans ce cas, il est nécessaire d'ajouter des pièces justificatives à votre lettre ou des éléments de preuve.
Comment structurer votre courrier ?
Pour que votre lettre de réclamation soit efficace, il faut qu'elle réponde à une structure cohérente. Cela permet notamment au lecteur d'identifier rapidement les informations essentielles liées à votre demande. Idéalement, une lettre de réclamation est structurée en 3 parties.
L'en-tête de la lettre
L'en-tête de votre lettre doit être clair et précis. Il est très important et met en avant les informations qui vous concernent et celles relatives à votre destinateur. Il contient notamment le lieu et la date de la rédaction, ainsi que l'objet de la demande.
En haut à gauche de votre courrier, vous devez indiquer votre nom, prénom et adresse. En dessous, du côté droit de la lettre, il faut mentionner les informations qui concernent votre interlocuteur. Puis, ajoutez la date (elle se met toujours sous l'adresse du destinateur). Enfin, vous pouvez préciser l'objet de la demande.
Le corps de votre lettre de réclamation
Cette partie est très importante, car il s'agit du contenu de votre demande. Elle doit être claire et concise. Pour cela, vous pouvez la diviser en trois parties : une brève introduction, le développement et une conclusion.
L'introduction d'une lettre de réclamation renvoie à une formule d'appel. Elle dépend de votre destinataire. En général, une introduction classique démarre par « Monsieur » ou « Madame ». Après cela, vous devez introduire le sujet de votre lettre.
Le développement de votre lettre de réclamation doit être une suite logique de l'introduction. Vous devez présenter votre situation de manière ordonnée et détaillée. Pour cela, nous vous recommandons de découper votre argumentaire en paragraphes afin d'éviter de surcharger le tout. Utilisez des mots de liaison appropriés.
La conclusion est l'avant-dernier paragraphe de votre lettre. Elle doit être brève.
La formule de politesse
Votre lettre de demande de réclamation doit se terminer par une formule de politesse. À ce niveau, plusieurs formules s'offrent à vous en fonction de votre destinataire. Vous pouvez consulter sur internet les différentes propositions de formules de politesse.
La signature
Une fois la rédaction faite, vous devez terminer votre lettre par votre signature. Elle est très importante, car elle atteste que vous approuvez ce qui est écrit et que vous en êtes l'émetteur. En principe, la signature se place sous le contenu final, à droite. Il est nécessaire d'indiquer sous la signature votre nom et fonction.
Conseils pour rédiger une lettre de réclamation efficace
Pour réussir votre lettre de réclamation, vous devez veiller à bien exposer les faits de façon claire et compréhensible. Pour cela, il est conseillé de rédiger un texte court en évitant les phrases inutiles. En plus de cela, il est important de bien structurer votre lettre. Veillez à bien respecter l'ordre des différentes parties. N'oubliez pas de mentionner l'objet de la demande.
Respectez votre interlocuteur en le vouvoyant et en restant poli. Évitez les fautes de français. Vous pouvez d'ailleurs demander à un professionnel de relire votre lettre pour corriger les éventuelles fautes.
Il est important d'éviter d'être trop familier dans votre lettre. Pour cela, vous devez soigner votre style de rédaction. À la fin de la lettre, n'oubliez pas la formule de politesse et votre signature. Si vous disposez de preuves, vous pouvez les joindre à votre courrier. Utilisez des copies et conservez les originaux.
Il est recommandé de conserver un double du courrier envoyé. Si vous n'obtenez pas de réponse de la part de votre interlocuteur, vous pourrez ainsi le convoquer devant la juridiction compétente si nécessaire.
Enfin, envoyez votre lettre de réclamation en recommandé avec accusé de réception.
À qui envoyer votre courrier ?
Une lettre de réclamation peut être envoyée à toute personne, organisme ou entreprise avec qui vous êtes en conflit. Ainsi, dans le cadre d'une demande d'indemnisation de prestation par exemple, adressez votre réclamation directement aux administrations ou aux organismes publics concernés.
Vous pouvez l'envoyer à votre employeur dans le but de refuser une décision (avertissement, licenciement, etc.) ou afin de régulariser un document professionnel comme le contrat de travail ou le bulletin de paie par exemple.
Il est aussi possible d'envoyer une lettre de réclamation à votre propriétaire pour contester la hausse du prix du loyer ou pour demander la réparation d'un élément de votre logement.
Enfin, vous pouvez l'envoyer à une entreprise privée à qui vous avez demandé une prestation.