L'adresse du siège social (ou de domiciliation) d'une entreprise figure sur les documents commerciaux de celle-ci. On la retrouve entre autres sur les cartes de visite, les devis et les factures. En général, c'est à cette adresse que les fournisseurs, les clients et les partenaires sont reçus. Selon l'article 1835 du Code civil, elle doit figurer dans les statuts de la société. Votre entreprise peut changer son siège social actuel suivant certaines conditions. Découvrez les raisons pouvant justifier le transfert de votre siège social et les étapes à suivre pour effectuer cette opération.
Pour quelles raisons opérer le transfert d'un siège social ?
Lors de la création d'une société, il est nécessaire de domicilier celle-ci. Vous devez alors définir le siège social de l'entreprise et celui-ci peut être fixé à l'adresse de votre domicile personnel. Il est possible de choisir une société spécialisée pour la domiciliation de l'entreprise. Comme l'explique LegalPlace sur son site, une société peut être domiciliée auprès d'une couveuse, d'une pépinière ou d'un incubateur d'entreprises. Vous pouvez également fixer le siège social à l'adresse d'un local commercial loué ou acheté à cet effet. Il est "également possible de domicilier une société dans les locaux d'une autre société.
Cependant, vous pouvez être amené à transférer le siège social de votre entreprise. C'est le cas par exemple lorsque la société arrive au terme du délai durant lequel elle peut siéger au domicile de son dirigeant. La loi stipule en effet que toute entreprise peut librement avoir son siège social au domicile du dirigeant durant 5 ans. Ce délai peut être plus court en fonction de la durée du bail. Si votre bail arrive à terme dans 2 ans par exemple, vous devrez transférer votre siège social au même moment.
Ce transfert est aussi nécessaire quand le contrat de domiciliation qui avait été signé avec une couveuse arrive à expiration. Il en est de même lorsque le propriétaire des locaux de l'entreprise s'oppose au renouvellement du bail commercial. Enfin, vous pouvez opérer le transfert de votre siège social si vos locaux ne peuvent plus accueillir l'ensemble du personnel.
Qui décide du transfert du siège social ?
Le transfert du siège social suit un formalisme défini dans les dispositions du Code de commerce et les statuts de l'entreprise. Certains types de sociétés suivent des règles moins strictes que d'autres. Les SAS (Sociétés par actions simplifiées) et les SCI (Sociétés civiles immobilières) par exemple n'ont pas de règlement spécifique à respecter. En l'absence de stipulation statutaire particulière, elles décident du transfert de leur siège social par vote en assemblée générale. L'unanimité des associés est requise pour procéder au transfert.
Dans une SASU (Société par actions simplifiée unipersonnelle), la décision du transfert revient à l'actionnaire unique. Pour les SARL (Sociétés à responsabilité limitée), la décision est prise par le dirigeant si la nouvelle adresse est en France. Elle doit être ensuite approuvée par la majorité des associés de l'entreprise. Toutefois, si le siège social est déplacé à l'étranger, il est nécessaire que cela soit décidé par un vote en assemblée générale à l'unanimité des associés.
S'il s'agit d'une EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée), le transfert sera effectué si l'associé unique le décide. Dans le cas d'une SA (Société anonyme), le déplacement du siège social en France est décidé par le conseil d'administration ou le conseil de surveillance. Il faudra que l'assemblée générale ratifie cette décision. Néanmoins, le déplacement du siège social à l'étranger doit être voté en assemblée générale à l'unanimité des actionnaires.
Les étapes d'un transfert de siège social
Une fois la décision du transfert prise, il s'agira de rédiger un procès-verbal de transfert de siège social. Modifiez ensuite les statuts de l'entreprise pour remplacer l'ancienne adresse du siège social qui y figure par la nouvelle adresse. Le dirigeant doit conserver un exemplaire original des nouveaux statuts en veillant à le signer et à le certifier conforme.
L'étape suivante consiste à publier un avis de modification dans un JAL (journal d'annonces légales). L'avis doit comporter l'ancienne adresse et la nouvelle adresse du siège social. La publication doit se faire au plus tard un mois après la rédaction du procès-verbal du transfert. Elle se fait à un seul endroit (le lieu du siège social) si le ressort du tribunal de commerce est le même. S'il s'agit du ressort d'un autre tribunal, il faut deux publications. Une publication se fera dans un JAL du lieu de départ et une autre dans un JAL du nouveau lieu du siège social. La dernière étape consiste à déclarer la modification des statuts auprès du CFE (centre de formalités des entreprises). Le dossier de déclaration comporte notamment un exemplaire du procès-verbal , l'avis paru dans un JAL ainsi qu'un formulaire M2 ou P2.