En quoi l’externalisation du secrétariat peut-elle être avantageuse ?

L'évolution rapide de l'environnement professionnel et la transformation numérique ont profondément modifié la façon dont les entreprises gèrent leurs opérations. Aujourd'hui, il est crucial de bien gérer son temps et ses ressources pour réussir. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises, quelle que soit leur taille ou leur domaine d'activité, envisagent de faire appel à des services externes pour leur secrétariat. Mais qui peut vraiment tirer profit de cette approche ? Pourquoi tant d'entreprises pensent-elles à confier leurs tâches administratives à des experts externes ? Et surtout, est-ce une bonne idée ? On vous explique comment cette démarche peut être bénéfique pour un large éventail d'entreprises et améliorer leur efficacité au quotidien.

Pourquoi envisager l'externalisation du secrétariat dans votre entreprise ?

L'externalisation du secrétariat est une pratique de plus en plus répandue dans le monde des affaires. Elle consiste à faire appel à un prestataire externe spécialisé pour prendre en charge diverses tâches administratives au sein de l'entreprise. Ces tâches administratives peuvent englober un large éventail de services, comme :

  • la gestion des appels téléphoniques,
  • la rédaction de documents juridiques,
  • la tenue de la comptabilité,
  • ou encore la gestion des dossiers médicaux.

En d'autres termes, l'externalisation du secrétariat offre une gamme de services variés qui peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Externaliser son secrétariat

L'avantage majeur de cette approche est qu'elle permet à l'entreprise de se concentrer pleinement sur son cœur de métier, c'est-à-dire l'activité principale qui génère ses revenus. En externalisant les tâches administratives, l'entreprise peut déléguer ces responsabilités à des professionnels qualifiés, ce qui libère du temps et des ressources précieuses pour se consacrer aux activités essentielles à son développement.

En plus, l'externalisation du secrétariat offre un avantage financier significatif. Les coûts associés à l'embauche et à la formation d'une secrétaire en interne sont évités. En externalisant, l'entreprise ne paie que pour les services réellement utilisés, ce qui peut se traduire par des économies substantielles à long terme.

Externaliser son secrétariat : par où commencer ?

Pour commencer à externaliser votre secrétariat, la première étape consiste à évaluer précisément les besoins de votre entreprise. Quelles sont les tâches que vous souhaitez externaliser ?  Que souhaitez-vous accomplir en externalisant votre secrétariat ? Il peut s'agir de réduire les coûts, d'améliorer l'efficacité opérationnelle, de libérer du temps pour vous concentrer sur des tâches stratégiques, etc.

Ensuite, identifiez des prestataires de services de secrétariat, comme des agences de télésecrétariat ou des assistants virtuels, qui correspondent à vos besoins. Recherchez des entreprises avec une solide réputation, des références positives et une expertise dans votre secteur. Après cela, déterminez un budget pour l'externalisation. Ceci inclut les coûts de service du prestataire, ainsi que tout matériel ou logiciel supplémentaire nécessaire.

Externaliser son secrétariat

Lorsque vous sélectionnez un prestataire, passez en revue les contrats attentivement. Assurez-vous de comprendre les coûts, les termes, les conditions de résiliation et les garanties de confidentialité. Une fois que vous avez choisi un prestataire, travaillez avec eux pour assurer une transition en douceur. Fournissez-leur toutes les informations nécessaires sur votre entreprise, les procédures et les attentes. Assurez-vous également que le prestataire est formé pour comprendre vos besoins et vos préférences de travail.

Établissez des canaux de communication clairs pour rester en contact régulier. Surveillez de près les performances du prestataire. Utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer la qualité du service. Soyez prêt à apporter des ajustements si nécessaire. L'externalisation doit être flexible pour s'adapter aux besoins changeants de votre entreprise. Enfin, périodiquement, réévaluez les performances du prestataire et assurez-vous que vos objectifs d'externalisation sont toujours atteints.

Par ailleurs, ne sous-estimez pas l'impact positif que peut avoir l'externalisation du standard téléphonique en complément de votre secrétariat. On en parle davantage dans cet article. 

Comment choisir le bon prestataire de service de secrétariat ?

Le choix du bon prestataire de service de secrétariat est une décision importante pour toute entreprise. Pour garantir que cette collaboration soit fructueuse, il est essentiel de prendre en compte plusieurs aspects. Déjà, il est primordial de définir clairement vos besoins spécifiques en matière de secrétariat. Identifiez les tâches que vous souhaitez externaliser, et une fois que vous avez une vision claire de vos besoins, recherchez des prestataires de services spécialisés dans ces domaines.

Un autre facteur clé à considérer est l'expérience et l'expertise du prestataire. Optez pour une entreprise qui a une solide expérience dans le secteur du secrétariat externalisé et qui a traité des cas similaires à votre entreprise. Vérifiez les références, examinez les témoignages de clients et n'hésitez pas à poser des questions sur les compétences de leur équipe.

La communication joue également un rôle essentiel dans le choix du prestataire. Assurez-vous que le prestataire que vous envisagez de choisir peut maintenir une communication fluide avec votre entreprise. Une bonne communication est essentielle pour garantir que les tâches administratives sont gérées de manière efficace et conforme à vos attentes.

La flexibilité est un autre critère à prendre en compte. Les besoins de votre entreprise peuvent évoluer avec le temps, il est donc important de choisir un prestataire qui peut s'adapter à ces changements. Assurez-vous qu'il peut ajuster ses services en fonction de vos besoins changeants.

Enfin, ne négligez pas les aspects liés à la sécurité et à la confidentialité. Vous partagerez potentiellement des informations sensibles avec votre prestataire de service de secrétariat, il est donc crucial de vous assurer qu'ils ont des protocoles de sécurité solides en place pour protéger vos données.