L'externalisation informatique est un processus par lequel une entreprise confie la gestion de tout ou partie de ses services informatiques à un prestataire externe. Dans un monde où l'informatique occupe une place prépondérante et où la sécurité des données est une priorité, de nombreuses entreprises choisissent cette solution pour bénéficier d'un service professionnel adapté à leurs besoins. On vous explique comment faire appel à un prestataire pour externaliser vos services informatiques et quelles sont les étapes à suivre pour mener à bien ce projet.
Comment l'externalisation informatique peut-elle révolutionner votre entreprise ?
L'externalisation informatique est une pratique de plus en plus courante dans les entreprises. Elle permet de confier la gestion de tout ou partie des services informatiques de l'entreprise à un prestataire externe spécialisé. Cela peut concerner :
- la maintenance,
- la sécurité,
- la sauvegarde des données,
- l'infogérance,
- le développement de logiciels et applications.
De nombreuses entreprises choisissent d'externaliser leurs services informatiques pour plusieurs raisons. Tout d'abord, cela permet de bénéficier de l'expertise d'une équipe de professionnels spécialisés, qui maîtrisent les dernières technologies et sont capables de répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.
De plus, l'externalisation permet de réduire les coûts liés à la gestion d'un service informatique interne, en évitant notamment les investissements matériels et les frais de personnel. Enfin, cela permet de se concentrer sur le cœur de métier de l'entreprise et d'améliorer sa compétitivité.
Trouver un prestataire pour l’externalisation informatique : les étapes à ne pas manquer
Avant d’externaliser, voici quelques critères à prendre en compte pour trouver le prestataire idéal :
Déterminer les besoins de l'entreprise en matière d'informatique
Avant de faire appel à un prestataire pour externaliser vos services informatiques, il est essentiel de déterminer précisément les besoins de votre entreprise en matière d'informatique. Pour cela, vous pouvez vous poser plusieurs questions :
- Quels sont les services informatiques dont vous avez besoin ? (maintenance, sécurité, sauvegarde des données, infogérance, développement de logiciels et applications, etc.)
- Quels sont les objectifs à atteindre grâce à l'externalisation ? (réduction des coûts, amélioration de la qualité des services, etc.)
- Quel est votre budget pour l'externalisation informatique ?
- Quels sont les critères de qualité et de performance que vous attendez de votre prestataire ?
En répondant à ces questions, vous pourrez dresser un cahier des charges précis, qui vous permettra de choisir le prestataire le plus adapté à vos besoins.
Vérifier les critères importants avant de choisir un prestataire en externalisation informatique
Pour choisir un prestataire spécialisé en externalisation informatique, il est important de prendre en compte plusieurs critères :
- L'expertise et l'expérience du prestataire dans le domaine de l'informatique et de l'externalisation
- Les références et les témoignages de clients satisfaits
- Les certifications et les partenariats technologiques du prestataire
- La qualité du service proposé, notamment en termes de réactivité, de disponibilité et de flexibilité
- Le respect des délais et des budgets
- La capacité du prestataire à s'adapter à vos besoins et à évoluer avec votre entreprise
N'hésitez pas à solliciter plusieurs prestataires pour comparer leurs offres et à les interroger sur leurs méthodes de travail, leurs garanties de qualité et de sécurité, ainsi que leur politique en matière de confidentialité et de protection des données.
Négocier et signer un contrat d'externalisation informatique pour établir des bases claires
Une fois que vous avez sélectionné un prestataire adapté à vos besoins, négociez et signez un contrat d'externalisation informatique. Ce contrat doit définir précisément les conditions de la prestation, les objectifs à atteindre, les délais et les budgets, ainsi que les modalités de contrôle et de suivi du projet.
Le contrat doit également préciser les conditions de confidentialité et de protection des données, les responsabilités et les obligations de chaque partie, ainsi que les modalités de résiliation ou de renouvellement du contrat. Il est essentiel de bien lire et comprendre toutes les clauses du contrat avant de le signer, et de prendre conseil auprès d'un juriste spécialisé si besoin.
Il n’y a pas que l’informatique que vous pouvez externaliser. Afin de répondre aux besoins de vos clients le plus rapidement possible, vous pouvez aussi externaliser votre standard téléphonique. Tour d’horizon sur les avantages de cette option.
Mettre en place un suivi et un contrôle du projet d'externalisation informatique
Une fois le contrat signé, mettez en place un suivi et un contrôle régulier du projet d'externalisation informatique. Cela permet de s'assurer que les objectifs sont atteints, que les délais et les budgets sont respectés, et que la qualité des services informatiques est conforme aux attentes de l'entreprise.
Pour cela, vous pouvez mettre en place des indicateurs de performance (KPI) et des tableaux de bord, organiser des réunions régulières avec votre prestataire, et instaurer un système de reporting et de communication efficace. N'hésitez pas à demander des rapports réguliers à votre prestataire, à évaluer la qualité de son travail et à lui faire part de vos remarques, suggestions et demandes d'amélioration.
Anticiper les risques et les défis liés à l'externalisation informatique
Bien que l'externalisation des services informatiques présente de nombreux avantages pour les entreprises, elle comporte également certains risques et défis qu'il est essentiel d'anticiper et de gérer. Voici quelques-uns des principaux risques et défis liés à l'externalisation informatique :
- La protection des données : il est crucial de s'assurer que le prestataire informatique respecte les normes de sécurité et de confidentialité pour protéger les données de votre entreprise.
- La dépendance vis-à-vis du prestataire : en externalisant vos services informatiques, vous devenez dépendant de votre prestataire pour la gestion de votre système informatique. Il est donc essentiel de choisir un prestataire fiable et compétent.
- La gestion des ressources humaines : l'externalisation peut entraîner des changements dans les responsabilités et les compétences requises pour votre personnel interne. Il est important de gérer ces changements avec soin pour éviter de perdre des employés qualifiés ou de créer des tensions au sein de votre entreprise.
- La qualité des services : il est essentiel de suivre de près la qualité des services fournis par votre prestataire afin de s'assurer qu'ils répondent aux attentes de votre entreprise.
En anticipant ces risques et défis, vous pourrez mettre en place des mesures pour les gérer efficacement et tirer pleinement profit des avantages de l'externalisation informatique.