Dans le milieu professionnel, l'email de relance est un outil très utilisé, et ce à plusieurs occasions. Pour en tirer profit au maximum, il faut maîtriser quelques astuces et bonnes pratiques, permettant de rédiger un mail de relance parfait. Nous vous proposons donc de découvrir dans la suite, l'essentiel à savoir à ce sujet.
Comment formuler une relance par email ?
En premier lieu, il faut savoir que le plus important lorsqu'on souhaite envoyer un mail de relance, c'est de savoir bien formuler ce dernier. En effet, pour avoir la garantie d'obtenir le résultat souhaité, votre mail doit répondre à quelques critères. Déjà, pour ce qui concerne la structure, le mail doit être compréhensible et parfaitement aéré.
Vous pouvez donc opter pour l'utilisation des puces, faire régulièrement des sauts à la ligne, et utiliser si possible du gras pour les mots ou groupes de mots importants. Vous devez aussi soigner l'esthétique et le design de votre mail de relance, afin qu'il ait un impact positif sur le destinataire.
Concernant la formulation du mail, vous devez vous assurer d'être aussi clair et concis que possible. Il faut éviter de trop s'étendre dans un mail de relance, au risque de perdre l’attention du destinataire. Vous devez donc formuler au maximum 5 phrases, ce qui signifie qu'il faut aller droit au but, sans se perdre dans les détails inutiles. Vous pouvez utiliser les formulations suivantes, afin d'énoncer la raison de votre mail :
- Je vous écris parce que…
- Je souhaite vous rappeler…
- Suite à… je reviens vers vous pour…, etc.
Vous avez reçu une proposition de rendez-vous d’entretien et vous voulez confirmer votre présence à la société ? Dans ce cas, on vous montre quelle réponse donner par mail pour confirmer sa disponibilité à un entretien et faire bonne impression avant le jour J.
A quel moment envoyer un mail de relance ?
En réalité, vous pouvez envoyer un mail de relance dans plusieurs cas de figure. Tout d'abord, en tant qu'agent commercial au sein d'une entreprise, vous pouvez relancer un prospect grâce à ce genre de mail. Si lors d'une première campagne d'e-mailing, certains destinataires sont restés sans réponse, vous pouvez les contacter à nouveau avec un mail de relance.
Dans ce genre de situation, vous devez utiliser un ton léger, pour ne pas donner à vos prospects, le sentiment d'être oppressé ou harcelé. Le même principe s'applique lorsque vous souhaitez envoyer un mail de relance à un client, suite à une promesse d'achat de sa part.
Ensuite, le mail de relance peut aussi être utilisé par un candidat suite à un entretien d'embauche ou une simple demande d'emploi. Une fois que votre candidature a été envoyée, si celle-ci reste sans suite, vous pouvez rédiger un mail de relance, avec en pièce jointe, une nouvelle copie de votre lettre de motivation, pour en savoir plus sur le statut de votre demande.
Certains demandeurs d'emploi optent pour une relance par appel téléphonique, mais cette option n'est pas toujours la meilleure. En effet, avec les mails, vous avez la garantie de laisser une trace écrite, ce qui augmente vos chances d'être pris en compte par le recruteur.
Par ailleurs, n'oublions pas non plus les lettres de relance envoyées au sein des entreprises, aux clients présentant des retards de paiement. Dans le cas des mails de relance pour un recouvrement, il faut plutôt opter pour un ton ferme, surtout s'il ne s'agit pas du premier rappel.
Le mail de relance parfait
Si vous voulez avoir la garantie de rédiger un mail de relance parfait, n'hésitez pas à vous inspirer des exemples disponibles en ligne. Vous pourrez aussi obtenir des conseils de la part des professionnels, pour réussir à rédiger un mail de relance parfaitement adapté à la situation.
Entre autres choses, vous devez vous assurer de bien soigner l'objet, afin qu'il soit aussi clair que possible. Vous devez aussi personnaliser le contenu de votre mail de relance, afin de faire comprendre à votre interlocuteur qu’il ne s'agit pas d’un mail de masse.
Si vous écrivez à un prospect ou un client, celui-ci se sentira valorisé en recevant un message plus personnel. Il s'agit d'ailleurs de l'une des principales règles d'or pour réussir votre campagne de prospection. N'hésitez donc pas à utiliser le prénom du client ou du prospect, dans votre mail de relance.
Enfin, assurez-vous de rédiger un mail de relance avec toutes les informations dont le destinataire aura besoin pour prendre contact avec vous. À ce propos, il est vivement recommandé d'inclure un appel à l'action dans ce mail, si possible avec la date limite pour s'exécuter.