Dans un contexte économique difficile où chaque centime compte, la moindre augmentation des recettes ou réduction des dépenses peut avoir un impact sensible sur la rentabilité de votre société. Heureusement, mettre en place des mesures simples et pleines de bon sens amélioreront sensiblement le résultat net de votre entreprise, en particulier s’il s’agit d’une PME.
Voici donc quelques idées pour devenir un vrai cost killer au sein de votre société.
Les dépenses d’approvisionnement sont à surveiller de près
Faites des économies sur les fournitures de bureau en contactant les fournisseurs pour leur faire savoir que vous voulez comparer les prix et faire jouer la concurrence. Ne vous contentez pas de vous adresser aux vendeurs traditionnels. Les grands fournisseurs à bas prix, y compris les plateformes web comme Amazon ou Cdiscount, peuvent souvent battre les prix des fournisseurs traditionnels de fournitures de bureau.
Faites jouer la concurrence et engagez un bras de fer commercial avec vos fournisseurs : vous y gagnerez à court terme, à moyen terme comme à long terme !
Réduisez les coûts de production
En tant que chef d’entreprise, vous devez toujours chercher à réduire les coûts des matières premières et à optimiser vos ressources. Voici quelques suggestions :
- Essayez de vendre les restes de carton, de papier et de métal plutôt que de les envoyer au centre de recyclage. Des aides fiscales peuvent aussi s’appliquer.
- Pensez également à utiliser vos déchets pour créer un autre produit.
- Assurez-vous que vous tirez le meilleur parti de vos biens de production. Centralisez ou consolidez l’espace nécessaire à la production.
- Louez l’espace inutilisé à une autre entreprise ou à un particulier – il peut être aussi petit qu’un bureau ou aussi grand qu’un entrepôt.
Suivez et mesurez l’efficacité opérationnelle de votre entreprise, afin d’ajuster et d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles. Définissez des paramètres de performance qui reflètent vos objectifs d’efficacité et offrez des incitations lorsque ces objectifs sont atteints.
Réduire les dépenses récurrentes
Enfonçons une porte ouverte avec cette idée qui n’est que du bon sens : il vous faut examiner régulièrement vos polices d’assurance et vos comptes financiers pour trouver des endroits où vous pouvez économiser de l’argent.
Faire des économies sur l’assurance n’est pas difficile grâce aux nombreux comparateurs en ligne ! Vous pourrez ensuite demander à votre conseiller actuel de s’aligner sur le taux ou tarif le plus avantageux, sans quoi vous quitterez son enseigne !
Ne vous endettez pas inutilement. Faites une analyse coûts-avantages approfondie et des prévisions pour l’avenir lorsque vous envisagez de développer votre entreprise. Tenez compte des coûts d’opportunité et de l’effet du remboursement des dettes sur la trésorerie. Un endettement excessif affecte la notation bancaire de l’entreprise, les taux d’intérêt et la capacité d’emprunter à l’avenir.
Passer au vert, c'est économique !
Vous l’avez déjà entendu et c’est toujours vrai : passer au vert... sauve le vert. Que vous exploitiez une entreprise à domicile, un bureau ou une vitrine, quel que soit l’espace utilisé par votre entreprise, plus votre espace est économe en énergie, moins les coûts en énergie et en dépenses courantes seront élevés.
Remplacer vos ampoules classiques par des ampoules LED suffira à réduire de 75% vos frais d'éclairage annuels ! Vos dépenses en matière de serveurs, d’informatique ou de consommables comme les cartouches d’encre peuvent aussi être passées au green-washing, alors pensez-y.
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Utilisez les logiciels libres et le cloud
Les logiciels, par exemple pour la comptabilité, pour le traitement de texte et les présentations… tout cela a un coût, généralement annuel.
Sourceforge dispose d’un index des options de logiciels libres. Pour la plupart des tâches que vous devez réaliser sur un ordinateur, vous pouvez trouver une version open source et/ou une version cloud de ce logiciel. Pensez aussi à utiliser des fournisseurs clouds bon marché, comme Google (partiellement gratuit) ou les serveurs d’Amazon. Ces grandes marques sont solides et leur service de très bonne qualité.
Utiliser des produits génériques
Il est toujours tentant d’acheter la marque, mais cela en vaut rarement la peine. Si vous envisagez d’acheter des produits pour votre entreprise, optez pour des produits de marque consommateur : savon, serviettes, mais aussi fournitures comme les stylos, crayons de papier…
Cela peut sembler anodin, mais ces petites dépenses vont voir leur coût baisser de 20 à 40% en optant pour des marques distributeurs. A la fin de l’année, en fonction de la taille de votre entreprise, ce sont quelques centaines ou milliers d’€ qui seront économisés.
Parrainez des événements communautaires
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut avoir besoin d’organiser un événement, et il est probable que vous en aurez besoin à un moment donné. Cependant, ces manifestations peuvent s'avérer coûteuses et peu intéressantes dans une logique de rentabilité.
S’associer à une autre entreprise en tant que sponsor pour soutenir ou organiser un événement peut se traduire par un événement de meilleure qualité et une plus grande pression pour toutes les parties concernées, simplement parce que vous êtes en mesure de partager les ressources.
Le troc inter-entreprises, ça marche !
En particulier avec d’autres entreprises, le troc peut sembler de la vieille école, mais il peut certainement être efficace. Si vous avez besoin d’un bien ou d’un service et que vous avez quelque chose de valeur à offrir en retour, ce pourrait être une bonne voie.
Aborder ce type d’accords avec un esprit de générosité. Assurez-vous de connaître la valeur de ce que vous avez à offrir, ainsi que ce que vous demandez à l’autre entreprise pour éviter d’insulter ou d’embarrasser qui que ce soit. Vous pouvez aussi songer à mutualiser des locations coûteuses avec des entreprises proches géographiquement de la vôtre : cela se fait pas exemple de plus en plus en matière de photocopieuses professionnelles.
Modernisez vos efforts de marketing
Bien sûr, vous ne voulez pas éliminer la publicité payante qui fonctionne ; cependant, il peut être utile de se pencher sur des alternatives moins coûteuses.
Constituez votre liste de clients par courrier électronique et mettez en place un programme de recommandation. Une recommandation d’un client actuel a beaucoup plus de chances d’aboutir à une vente que le marketing traditionnel.
Mettez plus de réseaux en place, faites moins de publicité, ou utilisez les ressources d’un consultant pour optimiser vos dépenses notamment en matière de marketing online. Si cette expertise a un coût, elle vous permettra de sauvegarder de l’argent à moyen et à long terme : c’est donc une dépense “rentable” !
Le temps ? C’est de l’argent…
L’optimisation de la productivité permet de réduire efficacement les coûts de fonctionnement de l’entreprise. N’oubliez pas que temps perdu est synonyme d’euros gaspillés.
Minimisez les distractions et limitez l’accès aux gaspilleurs de temps. Utilisez des applications comme Rescue Time pour aider les employés à se concentrer pour rester focalisé sur la tâche à accomplir. Vous pouvez aussi songer à des méthodes simples et efficaces en matière de productivité, comme la méthode Pomodoro et ses 25 minutes de productivité maximisée. Ce genre de technique fait la part belle aux pauses, ce qui devrait, en plus, faire plaisir à vos salariés !
Vous pouvez également avoir recours à des logiciels tels que Paymo et Toggl pour suivre l’utilisation du temps des employés, le temps passé sur différents types d’activités ou de projets et les heures facturables. Fixez des attentes pour un temps raisonnable afin d’accomplir certains types d’activités ou de tâches. Offrez des récompenses pour satisfaire ou dépasser ces attentes.
Programmez les activités de l’entreprise et encourager les employés à respecter l’horaire quotidien ou hebdomadaire. Fixez un bloc de temps prédéterminé pour les réunions. Précisez que vous attendez des participants qu’ils soient à l’heure, qu’ils respectent scrupuleusement l’ordre du jour et qu’ils terminent à l’heure prévue. Autant de petites actions et de bons réflexes qui vous feront économiser du temps, donc de l'argent.
Exploitez la technologie digitale à bon escient
Réduisez les coûts de l’entreprise en opérant de manière virtuelle chaque fois que cela est possible. Les réunions virtuelles permettent de réduire les frais de déplacement et les bureaux virtuels peuvent éliminer le besoin d’espace physique. Bien que nous ne voulions certainement pas éliminer complètement les contacts personnels, gardez-les pour les cas où ils sont les plus bénéfiques.
Des technologies telles que Google Drive, Skype, Zoom ou GoToMeeting permettent respectivement de centraliser les documents, de lancer des appels vidéos efficaces, ou de créer des conférences avec de multiples participants à peu de frais.
Réduisez votre champ d’action
Le recentrage de l’activité est l’une des stratégies les plus efficaces pour améliorer ses résultats. En limitant les types de services que vous offrez et les projets que vous acceptez, vous serez plus productif et produirez un travail de meilleure qualité.
Un autre moyen de réduire votre champ d’action est la sous-traitance. Plutôt que de vous détourner des affaires, maximisez votre capacité en sous-traitant des pièces chaque fois que cela est possible. Plus de projets égale plus de revenus, tandis que la sous-traitance égale moins de dépenses. Il en résulte un meilleur résultat financier.
Profitez au maximum de votre espace
Analysez votre utilisation actuelle de l’espace physique. Un espace de stockage trop important, trop de fournitures, des piles de dossiers papier et un placement inefficace des meubles et des équipements sont des gaspillages d’espace courants.
Regroupez ou centralisez les différentes fonctions ou départements de votre entreprise. Utilisez l’espace à double usage. Une salle de réunion qui sert aussi de salle de pause ou une salle de stockage qui contient des photocopieurs et des télécopieurs, par exemple. Les possibilités varient en fonction de la nature de votre entreprise.
Maximisez les compétences de vos employés
Évaluez l’utilisation actuelle de l’expérience et des compétences de vos employés. Donnez des responsabilités aux employés les plus compétents et les plus efficaces dans ces domaines. Ne faites pas appel à des experts en vente pour le traitement de texte ou à des “chiffres” pour les fonctions de conception.
Il est souvent nécessaire qu’une seule personne soit responsable de diverses tâches, mais envisagez aussi d’échanger certaines de ces tâches avec une autre personne qui fait preuve d’une plus grande efficacité.
Pariez sur le long terme & pensez qualité
La qualité se vend, que ce soit sous forme de produits ou de services. Les clients satisfaits augmentent les ventes grâce aux recommandations et aux achats répétés. Une qualité supérieure et une solide réputation vous permettent de pratiquer des prix plus élevés, ce qui se traduit par des revenus plus élevés et un résultat net plus sain.
La réduction des coûts de votre entreprise n'est pas seulement un "rabot" de toutes les dépenses, c'est aussi le moyen de rendre votre entreprise plus "aérodynamique", focalisée sur les tâches importantes et sur les produits qui rapportent de l'argent. En ce sens, cette volonté de réduire les coûts participe à la modernisation et la consolidation de votre sociétés et de vos salariés.