Restitution des clefs de l’entreprise : modèle de lettre et conseils

Dans le monde de l’entreprise, de nombreuses actions requièrent des formalités afin d’être pleinement exécutées. Il existe en effet de petites actions qui paraissent anodines mais qui peuvent avoir un impact réel sur le bon fonctionnement de votre société. Mettre en place des documents et des règles permet ainsi d’éviter tout blocage l’appareil de production pour un simple conflit ou mécompréhension.

En matière de “petite broutille” qui peut vite s’avérer diablement handicapant, la restitution des clefs et du matériel figure en bonne place. En effet, lorsqu’un salarié quitte votre entreprise (que cela soit par sa propre volonté… ou par la vôtre), il se doit de restituer le matériel et notamment les clefs de votre commerce, entrepôt ou tout simplement de sa voiture de fonction. Découvrez dans l’article suivant un modèle d’attestation de restitution du matériel.

Modèle de lettre de restitution des clefs en entreprise

La première action à respecter, bien en amont, consiste à faire remplir un document au bénéficiaire des clefs/du matériel, afin qu’il reconnaissance avoir reçu tel ou tel objet lors du début du prêt. Ce modèle de lettre est relativement simple :

Je, soussigné (NOM ET PRENOM DU SALARIE)

demeurant au (ADRESSE)

reconnait avoir reçu

__________ jeux de __ clés

__________ ordinateur portable

__________ télécommande de portail

__________ télécommande d’alarme

de la part de ________

Notez que ce matériel demeure la propriété de l’entreprise : il est convenu que (NOM DU SALARIE) pourra l’utiliser dans son travail et non à d’autres fins. (NOM DU SALARIE) s’engage à restituer l’intégralité des clefs et du matériel lors de la rupture de ses relations contractuelles avec (NOM DE L’ENTREPRISE). 

En cas de perte ou de détérioration du matériel, (NOM DU SALARIE) pourra être tenu de rembourser à (NOM DE L’ENTREPRISE) la valeur de ce matériel. 

Date : _____

Signature : _____

Cliquez ici pour télécharger ce modèle de lettre de restitution en PDF

Une fois les clefs restituées : l’attestation de restitution

Au bout du cheminement, et si tout se passe correctement, votre salarié ou collaborateur vous rend le matériel et les clefs. Il s’agit donc, cette fois-ci, de donner à votre ex-salarié une attestation où vous reconnaissez avoir récupéré vos clefs et le matériel initialement prêté.

Ordinateur portable prêté par une entreprise à son salarié

Le modèle de cette lettre ressemble donc quelque peu au précédent :

Je, soussigné (NOM ET PRENOM DE L’INTERVENANT)

demeurant au (ADRESSE)

reconnait avoir reçu

__________ jeux de __ clés

__________ ordinateur portable

__________ télécommande de portail

__________ télécommande d’alarme

de la part de (NOM DU SALARIE) 

Par ce document, l’employeur/l’entreprise atteste avoir récupéré l’intégralité du matériel mis à la disposition du salarié/collaborateur et s’engage à ne plus réclamer d’objet ou de clefs à ce dernier. 

Date : _____

Signature : _____

Cliquez ici pour télécharger cette attestation de restitution en PDF

Bien sûr, il est recommandé d’ajouter l’en-tête de l’entreprise sur ces documents et de les personnaliser selon vos besoins : vous pouvez ainsi créer une rubrique “Réserves éventuelles” pour mentionner les problèmes liés à l’état du matériel ou à des manquements/pertes d’objets.

Les règles à respecter pour une lettre de restitution efficace

Dans tous les cas, il s’agit de préparer au mieux le prêt et la restitution des clefs et du matériel avec un document formel, à la fois fiable et précis. Voici donc des points à respecter pour vous éviter quelques déconvenues :

  • Soyez précis ! Décrivez exactement le matériel prêté et/ou restitué : sa marque, son modèle, son état, sa couleur, son n° de série s’il y a lieu, son fonctionnement, ses éventuels défauts… sont autant d’éléments importants pour pouvoir comparer l’état du matériel avant et après le prêt, quelle que soit la durée de celui-ci ;
  • Organisation est le maître mot : faire signer des lettres de restitution est une chose, les conserver en lieu sûr – pour être certain de les retrouver rapidement – en est une autre ;
  • Conservez précieusement le contact du salarié qui a reçu du matériel ou des clefs : en cas de besoin et/ou de situation de crise, vous aurez peut-être besoin de récupérer tout ou partie de ce matériel.

Que faire si mon salarié ne veut pas me rendre les clefs de l’entreprise ?

Il arrive que lors du départ d’un collaborateur, celui-ci ne vous rende pas tout ou partie du matériel que vous lui avez prêté. Auquel cas, et si vous n’avez pas fait signer d’attestation de prêt de matériel, il faut savoir qu’il est généralement précisé dans le contrat de travail que le salarié est tenu de rendre le matériel prêté

Signature d'un contrat de travail

Si, malgré vos relances amiables et l’utilisation d’un courrier avec accusé de réception, le salarié continue à faire la sourde oreille, vous pouvez saisir le tribunal des Prud’Hommes par le biais d’un référé pour non respect des clauses contractuelles, avec demande de dommages et intérêts.

Votre ancien collaborateur recevra ainsi, par la Poste, une convocation. Généralement, cette réception entraîne une restitution rapide du matériel et des clefs : si tel est le cas, vous pourrez alors déclarer le référé comme devenu sans cause, et reprendre le cours normal de vos activités.